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国家法规
成都市中小学档案管理办法
发布单位:德阳市实验小学    发布人:收集    作者:收集    日期:2012-03-04     浏览次数:2722

成都市教育局、成都市档案局 文件 
成档发[2008]33号
关于印发《成都市中小学档案管理办法》和成都市中小学文书档案归档范围及保管期限表》的通知

    各区(市)县档案局、教育局,高新区管委会办公室、社会事业局,各直属学校、市管民办学校:
    根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号),结合我市中小学档案工作实际情况,我们修订了《成都市中小学档案管理办法》和《成都市中小学文书档案归档范围及保管期限表》,现印发给你们,希望认真贯彻执行。
    联系电话:市档案局经科处 87324232
    市教育局办公室 61881706
    附件 1、成都市中小学档案管理办法
    2、成都市中小学文书档案归档范围及保管期限表
   
    二○○八年五月十四日
    
附件1
成都市中小学档案管理办法

第一章总 则
    第一条为加强全市中小学档案工作,提高学校档案管理水平,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》及《〈档案法〉实施办法》),制定本办法。
    第二条中小学档案是指学校在从事教育教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的对国家、社会和学校具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
    第三条市和区(市)县教育主管部门应加强对中小学档案工作的领导和组织管理;市和区(市)县档案行政管理部门应加强对中小学档案工作的领导和组织管理。
    第四条中小学应加强对档案工作的领导,将档案工作纳入学校发展规划和工作计划,列入内部职能部门职责范围和工作程序。
    第五条中小学应依照《四川省档案工作规范化管理办法》和其他相关标准,实现对档案工作的规范化管理。

第二章领导体制和机构设置
    第六条中小学应确定校级档案工作分管领导和档案工作承办部门,建立综合档案室,实现对档案和档案工作的集中统一管理。
    第七条中小学档案室的基本任务是:贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规、政策、规定,统筹规划全校档案工作;制定学校档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查学校档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管;负责编辑档案参考资料和档案信息开发利用工作。
    第八条中小学对保管条件要求特殊或利用比较频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要设立档案分室管理。分室是档案室的分支机构,受档案室和业务主管部门的指导和监督。学校应建立档案管理网络,各部门须明确兼职档案工作人员,负责本部门档案材料的收集、整理和移交。

第三章档案工作人员
    第九条 中小学档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律。
    第十条 中小学档案工作人员应具备档案业务知识和一定的科学文化知识,取得档案从业人员上岗资格证。
    第十一条 中小学档案工作人员应保持相对稳定,享受与学校其他专业技术人员同等待遇。
    第十二条 中小学档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数由学校根据本校规模及档案室藏数量等确定。

第四章文件材料的归档、移交和接收工作
    第十三条中小学应将档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围。各部门档案工作人员必须将完整、准确、系统的文件材料归档保存。
    第十四条中小学档案人员应参加科研成果、基建工程的鉴定、验收,重要设备仪器的开箱验收及重要业务会议。档案室与有关业务部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不上报成果。
    第十五条中小学应根据有关规定,编制学校文件材料归档与不归档范围、保管期限表。档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为10年、30年。有长远利用价值的档案应永久保存,在一定时期内有利用价值的档案应定期保存,介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
    第十六条归档要求:
    (一)归档文件材料必须完整、准确、系统,能真实全面反映活动情况;
    (二)归档文件材料必须纸质优良、纸张规格应符合要求。字迹工整,使用碳素墨水或蓝黑墨水书写,严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、复写纸、热敏纸等不耐久的书写材料,对不符合要求的应采取补救措施。
    (三)归档文件材料要注意保持文件的完整性。
    第十七条文件材料的归档时间
    (一)党政管理类文件材料应在次年6月底前归档;教学档案类文件材料在教学年度终了后三个月内归档。
    (二)科研、基建类文件材料在项目完成后三个月内归档;设备仪器类文件在设备开箱验收或接收后登记归档。
    (三)会计档案由会计部门归档保管一年后移交档案室。
    (四)照片、实物、教职工档案文件材料随时归档。
    第十八条学校教职员工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的、具有保存价值的各种载体形式的文件材料,须按照规定向学校档案部门移交,任何人不得据为己有。

第五章档案整理、保管和利用
    第十九条中小学档案室要对档案进行科学分类,规范整理。中小学文件材料党政管理类按自然年度、教学管理类按教学年度进行分类整理;或全部按照教学年度进行分类整理。
    具体类目可设置党政管理、教学管理、科研、基建、设备仪器、会计、教职工档案七个一级类目(参见附件2)。
    文件材料的整理应符合有关规范的要求。党政管理、教学管理档案按照《归档文件整理规则》的要求整理装盒;科研、基建、设备仪器类等科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》组卷;会计档案、教职工档案分别按照《会计档案管理办法》、《干部档案管理办法》组卷;照片档案按照《照片档案管理规范》组卷。
    第二十条 中小学应根据《档案馆建筑设计规范》建立档案库房,配备档案保护的设施或设备,做好防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温、防盗等措施,定期检查,确保档案的安全。
    第二十一条对保管期限已满的档案应组织鉴定。已失去保存价值的档案应在征得有关部门同意,并造册报经校领导及主管部门批准后,方能进行销毁。
    第二十二条中小学档案现代化管理应纳入学校现代化管理计划,与学校其他各项工作现代化同步。
    第二十三条中小学综合档案室应编制必要的检索工具,开展档案信息的编研工作;档案工作人员要熟悉室藏档案内容,主动提供利用,为学校教育教学和其他各项工作服务。

第六章奖励与处罚
    第二十四条中小学应对在档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰。
    第二十五条中小学应当建立档案工作责任追究制度,对不按规定归档而造成文件材料损失或对档案材料进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁档案的直接责任人,依法进行处理。对违反《档案法》或构成犯罪的,由有关部门依法追究行政或刑事责任。
    第七章附则
    第二十六条本管理办法适用于本市行政区划内的各级中小学、职业学校,私立(民营)学校、幼儿园(幼稚园)可参照执行。
    第二十七条本办法由成都市档案局、成都市教育局负责解释。
    第二十八条本办法自公布之日起执行,2003年10月印发的《成都市中小学档案管理办法(试行)》和《成都市中小学文书档案归档范围及保管期限表(试行)》文件作废。

附件2
   
成都市中小学文书档案归档范围及保管期限表
    一、党政管理类
    二级类目设:党群工作类、行政工作类
    (一)党群工作类
    A、党务工作:
    1、党员花名册、党员年终统计表永久
    2、党支部会议记录、纪要永久
    3、学校党支部年度工作计划、总结,换届改选、职务任免等文件永久
    4、表彰先进集体、个人的相关文件 县级及以上的永久 县级以下的30年
    5、对学校有关人员的处分材料 受到警告以上处分的永久 受到警告处分的30年
    6、上级颁发的针对本校党务工作并要求贯彻执行的决定、决议、通知等文件10年
    7、入党积极分子花名册10年
    8、党员组织关系介绍信存根、党员转正、接收新党员的请示、报告、批复等文件材料永久
    9、纪检、党风廉政建设、组织教育、民主评议等的总结、计划、汇报材料、目标管理责任书30年
    10、民主生活会记录、党小组工作安排、计划、总结等文件材料10年
    11、党费缴纳收据存根10年
    B、团队工作
    1、上级颁发的针对本校团的工作并要求贯彻执行的决定、决议、批复等文件材料30年
    2、学校团委干部任免的请示、报告及批复等文件材料 30年
    3、学校团支部、学生会干部任免材料30年
    4、表彰先进集体、先进个人的文件材料 县级及以上的永久 县级以下的30年
    5、学校团委工作的计划、总结、会议记录等文件材料30年
    6、团员、少先队员花名册、团统计报表、团组织关系介绍信存根、批准加入团考察材料永久
    7、离(退)团员登记表、审批表30年
    8、共青团、少先队思想教育“三会一课”、团课教育的意见、报告、讲演稿件等文件10年
    9、团费收缴存根10年
    10、团组织、少先队、学生会的学习安排、活动材料10年
    C、工会工作
    1、上级工会颁发的针对本校工会工作并要求贯彻执行的文件30年
    2、工会、职(教)代会成立、换届选举及结果、领导职务任免的请示、批复、报告、总结等文件材料永久
    3、召开工会、职(教)代会的通知、议程、领导述职报告、评议、报告、讲话、总结、决议等文件材料永久
    4、工会、职(教)代会年度工作计划、总结、会议记录等文件材料永久
    5、工会、职(教)代会会员名册、年度统计报表永久
    6、工会、教职工活动的安排、工作小结等文件材料10年
    二、行政工作类
    A、行政事务
    1、学校发展规划、学年度工作计划、总结永久
    2、年度综合性目标责任书10年
    3、成立临时机构、临时小组的通知10年
    4、学校联合办学的请示、批复等文件材料永久
    5、学校的设置、撤消、更名、合并及启用、更换印章等文件永久
    6、表彰先进集体、先进个人的文件材料 县级及以上的永久 县级以下的30年
    7、学校行政会、校务会的会议记录永久
    8、学校教育职工大会、专项工作会会议记录30年
    9、学校人事任免的通知永久
    10、学校重大事件相关文件材料永久
    11、对学校有关人员的处分材料 受到警告(不含)以上处分的永久 受到警告的30年
    12、学校在等级评审、创地方名校等综合性创建活动中形成的方案、批复、总结、计划、汇报材料等文件材料 创省、市级及以上的永久 市级以下的30年
    13、学校组织机构沿革、人员编制、大事记、校史、校志等材料永久
    14、学校行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久
    15、上级颁发的,针对本校行政事务要求贯彻执行的文件10年
    16、学校在综合治理、计划生育等单项工作中形成的总结、计划、汇报等文件材料30年
    17、学校各科室年度总结、计划、安排及目标责任书10年
    18、学校工作简报、情况反映、工作信息等材料10年
    19、学校的资金请示、批复、制度、追加预算10年
    20、教职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久
    教职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年
    21、与有关单位签订的合同、协议、协定等文件材料 重要的永久 一般的10年
    22、国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件重要的永久 一般的10年
    23、教师职业道德评估表、教师点名册10年
    B、人事管理
    1、教职工花名册,干部年度统计表永久
    2、上级颁发的针对人事工作方面并要求贯彻执行的文件30年
    3、学校人事任(免)职、教职工调资、招工(干)、职称评审、聘用、转正定级、考核、职工调动介绍信存根、进人卡、工资介绍信存根、退休、死亡、抚恤等所形成的文件永久
    4、学校人事工作制度、规定、办法及安排意见30年
    5、教职工婚姻、独生子女证明、申请表等文件永久
    6、教师在市级及以上、各类报刊杂志发表的文章、论文30年
    7、教师在市级以下各类报刊杂志发表的文章、论文及交流材料 10年
    8、教职工考试、进修、培训等文件10年
    9、上级下发的针对教职工专业技术职务的评审、聘用等的文件 30年
    三、教学管理类
    二级类目设:教务工作类、智育教育类、德育教育类、文卫体教育类、学籍管理类
    (一)教务工作类
    1、上级主管部门下达的招生计划、学校招生方案等文件材料 永久
    2、九年义务教育的发展规划、基本情况统计等文件永久
    3、学校校历10年
    4、学校教学工作计划、总结等相关文件材料永久
    5、学校制定的教学管理制度、办法、规定等文件30年
    6、学校教改方案、教改经验及成果验收等文件 市级及以上永久 市级以下10年
    7、学校在教学活动中形成的奖励文件30年
    8、学校教育工作综合性的、年度统计报表永久
    9、学校与各内部机构签订的教育目标责任书、协议书等文件 10年
    10、学校教务处会议记录10年
    11、各教研室(组)工作计划、总结10年
    12、教研组长、科任老师职责、教学条例、规定的相关文件 10年
    13、赴外地(校)参观、考察、学习形成的文件10年
    14、教学评估、业务考核、职业道德评定等文件10年
    15、对教师工作量的规定及考核记录的相关材料10年
    16、家访形成的文件材料10年
    17、学校举办的业务研讨会、讲座的文件10年
    18、课程安排表、课程进度表、任课教师一览表、作息时间一览表10年
    19、班主任工作、教师工作手册、教研组长工作手册、组织教学材料、演讲稿10年
    20、教学过程管理资料,第二课堂活动记录,公开课教案及评课资料,学校行政检查教师备课、批改作业情况10年
    (二)智育教育类
    1、毕业生成绩统计汇总表永久
    2、学校智育教育的教学、教研、教改工作的计划、总结、报告及典型材料30年
    3、学生参加本校的各种竞赛名单、成绩、奖励等文件30年
    4、学校组织学生参加各项学科竞赛的获奖名单等文件 县级以上永久 县级及以下30年
    5、在校学生成绩年级汇总表永久 在校学生成绩表10年
    6、上级关于智育教育方面形成的文件10年
    7、学校的授课计划、教案、教学大纲、观摩教学方案、听课记录、决议等文件10年
    8、学校智育教育的实验方案、实验记录、实验报告10年
    9、学校期中、期末及一、二、三诊考试试题、评分标准答案 10年
    10、试卷分析、学科考试统计分析等文件10年
    (三)德育教育类
    1、学校学生会团委、少先队及德育教育的计划、总结、报告等文件30年
    2、学生操行评语成绩的材料30年
    3、上级有关部门关于德育教育的文件材料10年
    4、学生日常行为规范等材料10年
    5、学生素质教育活动中形成的文件10年
    (四)文卫体教类
    1、学校文卫体活动的计划、总结、报告文件30年
    2、参加上级部门主办的体育竞赛名单、成绩、获奖材料 县级以上永久县级及以下30年
    3、学校举办运动会的秩序册、比赛成绩、获奖名单、总结、开幕式和闭幕式领导讲话等文件材料30年
    4、学校参加的文艺汇演自编剧本、名单、奖励材料县级以上永久 县级及以下30年
    5、学生体育达标统计表30年
    6、上级关于文卫体教育的文件材料10年
    7、学生体检表、健康表、疾病防治情况表、视力保护情况记录 10年
    (五)学籍管理类
    1、三好学生、优秀少先队员、优秀团员、优秀学生干部、先进班集体花名册、登记表、先进事迹材料
    县级以上的永久 县级及以下的30年
    2、学生考入大中专、高初中的录取名册、毕业生花名册及相关的统计表永久
    3、升学考试成绩、毕业会考登记表、成绩册及相关统计表永久
    4、毕业生登记表、高考录取学校、高考成绩登记表、成绩册永久
    5、学校学籍管理的规章、制度永久
    6、学生休学、退学、复学、转学等学籍变动的证明材料、登记表及存根永久
    7、上级教育主管部门关于学籍管理的文件10年
    8、学生学籍卡、学籍更改材料永久
    9、在校学生学籍名册 、 在校学生花名册永久
    10、毕业生的鉴定材料、毕业证存根永久
    11、年度学习考核、鉴定材料30年
    12、学生报到登记册(注册表)10年